Rekisteri- ja tietosuojaseloste
- Rekisteri on yhdistetty jäsen- ja sukututkimusrekisteri. Rekisteriä ylläpitää Tenkanen–Tengén Sukuseura
ry.Yhdistyksen edustajana on sukuneuvoston puheenjohtaja Atte Tenkanen, Turku.
- Rekisteristä vastaava henkilö: Sukuneuvoston valtuutuksella tehtävään nimetty henkilö, tällä hetkellä sukuneuvoston jäsen Arto Tenkanen, AAfeffcaa, sähköposti webmaster@tenkaset.fi.
- Rekisterin tiedot säilytetään tietokannassa kotimaisella palvelimella (scenegroup.fi, Pori), joka on palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattu ja tiedonsiirron osalta https-protokollalla salattu. Rekisteritietojen suora muokkausoikeus on rajoitettu vahvalla salasanalla vain rekisterivastaavan käyttöön. Rekisterivastaavalla on tietokannasta varmuuskopioita julkisen käytön ulottumattomissa palomuurein suojatuilla henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitetuilla tietokoneilla sekä ulkoisilla tallennusvälineillä.
- Sukurekisteri sisältää yksilöintitiedot Tenkanen–Tengén-suvun jäsenistä sekä jäsenten puolisoista. Näitä tietoja ovat periytymisjärjestyksen (= vanhemmat) ilmaisevan sukukoodin lisäksi täydellinen nimi, syntymäaika, syntymäpaikka, kuolinaika, kuolinpaikka, sukupuoli, vihkimäaika, vihkimäpaikka, ammatti tai arvo sekä sukuseuran jäsenten osalta yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpost) sekä valinnaisesti 60 x 77 pikselin kokoinen valokuva). Lisäksi sukulaisista voidaan tallentaa muita tietoja, joita voivat olla esim. lisätiedot asuinpaikoista, henkilön harrastuksista yms. Elävien henkilöiden osalta muissa tiedoissa esiintyy vain tietoja, joiden julkaisemiseen jäsen itse on antanut suostumuksen vuoden 1992 sukukirjan julkaisemisen yhteydessä tai jotka hän pääsääntöisesti on itse tai jotka hänen vanhempansa tai puolisonsa on lisännyt vuonna 2000 perustettuun sähköiseen sukurekisteriin. Nämä tiedot näytetään vain henkilöistä, jotka ovat sukuseuran jäseniä ja siten hyväksyneet näiden tietojen näyttämisen muille sukusivustoon kirjautuneille suvun jäsenille. Tietosuojalain 1.1.2019 vaatimusten mukaisesti sukuseuraan kuulumattomien elävien henkilöiden osalta näytetään vain vähimmäistiedot: henkilön nimi sekä syntymäaika.
- Lisäksi rekisterissä on teknisluonteisia tietoja, jotka ovat vain rekisterivastaavan nähtävissä ja käytettävissä (tietoja kuten henkilön jäsenyys sukuseurassa, jäsenmaksutilanne, henkilökohtainen käyttöavain sekä tutkimuksellista lisätietoa, kuten esim. tietoja siitä, mikä on henkilön aiempi rekisteriin tallennettu asuinkunta, kuka on luovuttanut henkilöä koskevan yksittäisen tiedon sukuseuran käyttöön, jne.). Vuoden 1992 jälkeen tietoja elävistä tai vuoden 1923 jälkeen syntyneistä tai kuolleista sukulaisista ei ole kerätty lainkaan yleisistä rekistereistä tai muista tietolähteistä.
- Sukusivustoon kirjautunut käyttäjä voi lähettää rekisterivastaavalle yleisluontoisella lomakkeella tietoja kenestä tahansa sukukoodilla määritetystä henkilöstä, mutta tiedot tarkistetaan ennen niiden viemistä sukurekisteriin ja samalla varmistetaan että tietojen lisäämisen suhteen toteutuvat tietosuojalain määrittämät vaatimukset. Elävän henkilön tietoja täydennetään vain henkilön itsensä tai tämän lähiomaisen (esim. vanhemman, sisaren/veljen, lapsen tai puolison) toimittamina ja jälkimmäisessä tapauksessa varmistaen, että tietojen luovuttamiselle on ao. henkilön suostumus.
- Tietoja kerätään yksinomaan sukututkimuksen tarpeisiin eikä niitä luovuteta
millekään kolmannelle osapuolelle tai mihinkään muuhun tarkoitukseen. Tietoja säilytetään niin kauan aikaa, kun sukurekisterin ylläpito kuuluu sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä sukurekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin, erikseen sukuseuran nimittämälle sukututkijalle (henkilökohtaiseen käyttöön kotitalouspoikkeuksella), tai hävitetään.
- Vuoden 1923 jälkeisiä tietoja ei näytetä julkisessa (vapaasti
selattavassa) rekisterissä Internetissä, vaan ainoastaan jäsensivuille
käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla kirjautuneille käyttäjille. Jos
esimerkiksi henkilö on syntynyt vuoden 1923 jälkeen, hänestä ei näytetä
mitään tietoja julkisessa rekisterissä. Jos henkilö on syntynyt
1800-luvulla ja vihitty tai kuollut 1923 jälkeen, vuoden 1923 jälkeisiä tietoja ei
näytetä (poikkeuksen muodostavat jotkut henkilöt, joiden
yksilöintitiedot on jo julkaistu esim. jossain yleisteoksessa).
- Rekisterin koko sisältöä ei esitetä kerralla missään sukusivuston tarjoamassa palvelussa lukuun ottamatta ennen vuotta 1992 tallennettuja tietoja, jotka on esitetty 1992 painetun (ja siten julkisen, esim. Kansalliskijaston vapaakappaleokoelmaan sisältyvän) sukukirjan PDF-versiossa. Sähköinen sukukirja on ladattavissa sukusivustosta vain erillisestä pyynnöstä, ja luettavissa sivuston salasanaa käyttäen, Pääsääntöisesti rekisterin tietoja esitetään henkilökortti kerrallaan, ja haun tuloksena saatavissa luetteloissa vain vähimmäistiedot (sukukoodi, elinaika, syntymäpaikka) sisältäen. (Julkisissa hauissa tiedot rajoitetaan vuoteen 1923.) Oman lähisuvun tietojentarkistusrutiineissa, jotka ovat sekä sivustosalasanan että henkilökohtaisen käyttöavaimen suojaamia, esitetään rekisterin kaikki yksilöintitiedot yhteystietoja lukuun ottamatta henkilön välittömän esipolven (vanhemman) ja koko jälkipolven osalta.
- Ei-julkisessa liittymässä käytettävissä olevat jälkipolvitaulut mahdollistavat koko sukupuun tarkastelemisen ja tallentamisen kerralla Gedcom-muodossa, jolloin koko sukupuu käytännössä siirretään sukusivuston palvelimen ulkopuolelle yhdysvaltalaiselle palvelimelle sukupuun piirtämistä varten. Sukupuu sisältää periytymispolun (= henkilön vanhemmat) ja sukukoodin lisäksi henkilön ja tämän puolison puhuttelu- ja sukunimen sekä sukupuolen ja vuotta 1923 edeltävältä ajalta henkilön synnyin- ja kuolinajan. Sukusivuston sisäinen jälkipolven piirtotoiminnossa (käytettävissä myöskin vain ei-julkisessa liittymässä) esitetään samat tiedot mutta vuoden 1923 jälkeen myös henkilön syntymävuosi, mutta toiminto piirtää kerralla vain muutaman sukupolven eikä tietoja voi tallentaa.
- Toisaalta kaikkia yksilöintitietoja voidaan käyttää tulevaisuudessa
mahdollisesti julkaistavissa painetuissa julkaisuissa (sukukirjoissa), ellei
henkilö nimenomaisesti kiellä näiden tietojen julkaisemista. Painettavissa julkaisuissa henkilöistä julkaistavat tiedot pyritään saattamaan sukusivuston toimintojen avulla kaikkien asianosaisten tietoon niin että ne voidaan ennakolta sähköisesti tarkistaa, jolloin julkaistaviin tietoihin voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia ja rajoituksia.
- Suvun jäsenet (myös sukuseuraan kuulumattomat) voivat tarkistaa rekisterissä olevat
tietonsa lähettämällä tarkistuspyynnön joko sähköpostitse osoitteella webmaster@tenkaset.fi
tai ottamalla yhteyttä sukuseuran
sihteeriin.
- Henkilö voi halutessaan kieltää itseään koskevan tiedon
julkaisemisen ja/tai keräämisen. Pyynnön voi toimittaa joko sähköpostitse osoitteella webmaster@tenkaset.fi
tai ottamalla yhteyttä sukuseuran
sihteeriin.
Lisätietoja: Tietosuojalaki, tietosuojavaltuutetun toimiston sivu toukokuun 25. päivä 2018 voimaan tulleesta EU:n yleisestä tietosuoja-asetuksesta, sekä Sukututkimuksen käytännesäännöt.
